Wer wissen will, was über ihn gespeichert ist, darf Einsicht in seine Personalakte verlangen – auch digital. Wie kann der Betriebsrat darauf achten, dass sie transparent geführt wird und sensible Daten geschützt sind?
Einsicht in die eigene Personalakte nehmen zu können gehört zu den grundlegenden Rechten von Beschäftigten. Die Personalakte enthält regelmäßig sensible Informationen, die eng mit dem Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten verknüpft sind. Vor diesem Hintergrund muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass sie transparent geführt wird. Beschäftigte sollen jederzeit nachvollziehen können, welche Informationen über sie gespeichert sind und zu welchem Zweck sie verwendet werden.
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) umfasst die Personalakte alle Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beschäftigten betreffen und in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
In der Praxis betrifft dies sämtliche Dokumente, die der Arbeitgeber vor und während des Arbeitsverhältnisses über die Beschäftigten führt. Dazu gehören unter anderem Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Beurteilungen, Abmahnungen, Krankheitsbescheinigungen sowie Aufzeichnungen über Gehaltsveränderungen. Entscheidend ist nicht die äußere Form oder der Ablageort, sondern allein der sachliche Bezug zum Arbeitsverhältnis. Ziel der Personalakte ist es, ein vollständiges, sorgfältiges und wahrheitsgemäßes Bild der Beschäftigten zu dokumentieren.
Beschäftigte haben das Recht, jederzeit, das heißt, auch während der Arbeitszeit, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Der Arbeitgeber darf dieses Recht weder verweigern noch unangemessen verzögern.
Wichtig: Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt das Einsichtsrecht bestehen, solange die Personalakte vom Arbeitgeber aufbewahrt wird, und zwar ohne dass auf Beschäftigtenseite ein konkretes berechtigtes Interesse nachgewiesen werden muss.
Beschäftigte dürfen sich während der Einsichtnahme Notizen machen und – sofern im Betrieb entsprechende Möglichkeiten bestehen – auf eigene Kosten Kopien anfertigen. Auch das Fotografieren einzelner Seiten mit dem Smartphone ist grundsätzlich zulässig.
Das BAG hat im Jahr 2021 in einer Entscheidung betont: Der Auskunftsanspruch nach der DSGVO ist nicht schrankenlos. Er muss konkret geltend gemacht werden, pauschale Anträge auf eine „Kopie der Personalakte" genügen jedenfalls nicht.
Dieser Text ist die Zusammenfassung eines Beitrags von Mira Ney und Sophie Böxkes, der in der Printausgabe von Arbeitsrecht im Betrieb" 11/2025 erschienen (Seite 31 ff) erschien. Dort erfahrt Ihr unter anderem mehr darüber, welche Mitbestimmungsrechte der Betriebsrat beim Thema digitale Personalakte hat und was eine Betriebsvereinbarung regeln sollte.
